遠方ゲストが多い結婚式の注意点！現役プランナーが教えるお車代と宿泊費の考え方

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こんにちは。藤井かなこです。

ウェディングプランナー歴6年、これまで担当した婚礼数は300組以上になります。

今担当している式場は都内や横浜エリアが多く、他のエリアとは圧倒的に違うのが遠方ゲストが多い新郎新婦様が選びやすいエリアだということです。

アクセスが良く、旅行もかねてゲストを招待できるので新幹線に乗ってブライダルフェアに参加して下さる新郎新婦様も多いです。

プレ花嫁

遠方ゲストが多い場合、気を付けた方が良いことってありますか？

いくつか考えておくべきことはあるので、現場で見ている実例を交えながら解説していきます。

結論からお伝えすると、遠方ゲストが多い場合は、お車代・宿泊費の方針を招待状を出す前に決めて伝えること、打ち合わせの回数を抑えること、式場に支払う金額を抑えることの3つが大切です。順番に解説していきます。

結婚式場探しの相談カウンターについてまとめた記事もございますので、こちらもご覧ください。

・新郎新婦様は都内に住んでいる？

そもそも新郎新婦様がどこに住んでいるかによって、考えるべきことは変わってきます。

「遠方」に決まった基準はありませんが、新幹線や飛行機を使う距離、日帰りが難しく宿泊が必要な距離、高速料金やガソリン代が高額になる距離が目安として挙げられます。

お二人が既に都内近辺に住んでいるのであれば特に問題ないですが、新郎新婦様も新幹線に乗って式場に向かう距離に住んでいるのであれば色々と考えるべきことがあります。

ブライダルフェアの参加は1日で2〜3件を目安に、土日でまとめて周るのが効率的です。交通費をかけて何度も足を運ぶよりも、事前に候補を絞ってから集中して見学する方が負担は少なくなります。

フェアの探し方や回り方は、こちらの記事でも詳しくまとめています。

プランナーさん

遠方から来るお客様には、正直なところ何度も足を運んでもらった方が契約に近づきやすいので、来館回数を増やすようご案内する式場も中にはありますよ。

藤井かなこ

私は逆に、遠方の新郎新婦様にはできるだけ少ない来館回数で決められるよう、事前にご希望を細かくヒアリングしてから見学の日程を組むようにしています。

来館回数や移動の負担を減らすためにも、式場探しの段階で候補を絞っておくことが大切です。

遠方ゲストが多い分、交通費やお車代がかさみやすいので、式場に支払う金額を抑えられるハナユメのような相談カウンターは早い段階でチェックしておくのがおすすめです。

ハナユメ相談カウンターの実際の評判は、こちらの記事をご覧ください。

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では、遠方の新郎新婦様が考えるべきことを解説していきます。

・打ち合わせの注意点や負担軽減方法

打ち合わせに何度も何度も行くと、毎回交通費や宿泊費がかかり準備だけで出費が多くなります。

その為、式場選び段階で事前に打ち合わせ回数を聞いておきましょう。

目安としては3回以下で考えて下さい。

このぐらいはどうしても最低限かかりますが、これ以上多く来てほしいと言われる会場は融通が利かない会場だと思います。

打ち合わせは「招待状」「アイテム」「進行」「花など装飾」この4項目だけなので、それに4回以上かかるのはオペレーションが上手く組めていない式場です。

新郎新婦

何度も打ち合わせに呼ばれると、正直交通費も体力も持たないので回数を最初に確認しておいて良かったです。

ただ、打ち合わせ以外にどうしても衣装選びで都内に行かなければならない、ということも有り得ます。その場合は、あなたが住んでいる地域にも出店している衣装ショップと提携している式場を選べば問題ありません。もしくは衣装を持ち込むという方法もあります。

全国展開している衣装ショップは沢山ありますし、そういうショップと提携している式場は多いので、ブライダルフェアで担当者に確認しておきましょう。なければ地元で選んだ衣装を持ち込ませてもらえないか相談してみてください。今担当している式場でも、持ち込み料の交渉に応じるケースはよくあります。

新婦

地元で気に入っていた衣装があったので、持ち込みができると分かって安心しました。

ちなみに、ゼクシィの相談カウンターでも同様に式場探しのサポートを受けられます。実際に利用した方の口コミについてはこちらの記事をご覧ください。

・お車代や宿泊費の相場と渡し方

これが一番出費がかさむ原因です。

お車代や宿泊費はゲストに来てもらう以上必要な出費で、どの新郎新婦様も用意されていますが、地方出身のお二人は通常よりも対象ゲストの人数が多いはずです。

ゼクシィの結婚準備ガイドでは、お車代は「かかる交通費の全額、または半額(もしくは一部)が望ましい」とされつつ、有無や金額は二人で決めて問題ないと紹介されています。具体的な金額はゲストの交通手段や距離によって決めるのが一般的で、ゼクシィの先輩花嫁さんの体験談では、飛行機を使うゲストには1万円、新幹線や高速道路を使うゲストには5,000円〜1万5,000円、宿泊が必要なゲストには3万円といった金額にした例が紹介されています。

全額負担ができればベストですが、難しい場合は半額程度でもマナーとして問題ありません。その分をあらかじめ計算したうえで、結婚式費用に盛り込んでおきましょう。

新婦

お車代って結局いくら包めばいいのか、当日まで悩んでいました…

藤井かなこ

招待状を送る前に金額を決めておくと安心ですよ。招待状にお車代の有無を明記しておくと、ゲストも交通手段を選びやすくなります。

お車代や宿泊費は、負担する・しないにかかわらず、招待のときに事前に伝えておくのがマナーです。ゲストにとって交通費は大きな出費で、お車代の有無が出欠を決める判断材料になることもあるためです。親族の場合は、親御様に金額の取り決めやしきたりがないか確認しておくと安心です。

プレ花嫁

宿泊費まで全額負担するのは、予算的に厳しいかもしれません…

全額負担だけが正解ではありません。よくある負担のパターンを表にまとめました。

藤井かなこ

宿泊が必要なゲストには、会場の近くのホテルを新郎新婦様が手配すると親切です。招待状を送る前にメールなどで宿泊の有無を確認し、費用を負担する場合はその旨も一緒に伝えておきましょう。日帰りしたい方、観光を兼ねたい方、親族の家に泊まる方など希望はさまざまなので、状況に合わせて柔軟に対応してください。

新郎新婦

招待状を出す前に電話で伝えておいたら、遠方の友人も安心して予定を組んでくれました。

お車代は、包む金額に応じた袋を用意するのがマナーです。3万円以上なら水引のついた大きめのご祝儀袋、5,000円程度なら小ぶりなポチ袋に入れるのが基本です。

お車代や宿泊費で出費がかさみやすい分、式場に支払う費用は無料で相談できるハナユメの相談デスクで整理しておくと安心です。

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・遠方ゲストへの配慮でゲスト満足度を上げる

お車代や宿泊費だけでなく、当日の過ごしやすさへの配慮も遠方ゲストの満足度を大きく左右します。ゼクシィの結婚準備ガイドでも紹介されている配慮ポイントを、現場の実感も交えてまとめました。

新郎

新幹線で日帰りする予定だったので、午前スタートの式場を選んでもらえて助かりました。

挙式が午前中だと前泊が必要なゲストが出たり、お開きが夜遅いと日帰りが難しくなったりします。時間帯を決める前に、遠方ゲストの移動手段と帰りの時間を想像しておくと、後から慌てずにすみます。

こうした小さな配慮の積み重ねが、ゲストから「参加して良かった」と言ってもらえる結婚式につながります。

・結婚式にかかる費用は割高になりやすい理由

結婚式の費用は式場に支払う金額が全てではありません。

それ以外にも、フェア参加から打ち合わせや衣装選びにかかる交通費。ゲストが遠方から来る際のお車代や宿泊費。意外とバカになりません。

例えば新幹線で片道2万円のゲストが10名いるだけで、片道分だけ出すとしても20万円かかります。20名いたら40万円です。交通費だけで40万円と考えると、大きな金額だと分かります。

プレ花嫁

交通費だけでそんなにかかるなんて、正直計算していませんでした…。

それぐらい大きな費用が必要になるので、どうしても結婚式の費用は相場よりも高くなりがちです。

ですが、諦めるのはまだ早いです。式場に支払う金額以外が相場より高いのであれば、式場に支払う金額を抑えればいいだけです。

プランナーさん

正直、式場側としては交通費のことまで気にせず契約を急いでもらった方が助かるので、あまり自分からは値引きの話はしません。

方法はいくつもありますが、代表的なものをご紹介します。式場決定がこれからの方は、ぜひ読んでからフェアに参加することをおすすめします。

ブライダルフェアでの割引の引き出し方について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

また、契約や予約のタイミングをずらすだけでも割引が変わることがあります。値引き交渉のタイミングについて詳しくはこちらをご覧ください。

交渉が苦手という方は、値引きではなく特典を多めにつけてもらう方法もあります。フェア当日に「他にどんな特典がついていますか」とプランナーに直接聞いてみるだけで、案内されていなかった特典が追加になることもよくあります。

また、結婚式費用は予約するサイトによっても変わります。都内や横浜エリアなど関東で結婚式をするなら、チェックしておきたいのがハナユメです。ハナユメを経由してフェア予約すると、割引プラン(旧ハナユメ割)で案内してもらえ、100万円以上お得になることもあります。実際にどのくらい割引されているのか、ハナユメ利用者の割引額の分布は以下の通りです。

藤井かなこ

遠方ゲストが多い新郎新婦様ほど、式場に支払う金額を抑えられれば交通費やお車代の負担分をカバーしやすくなります。ゼロからプロに相談したいという方は、ハナユメ相談デスクの利用がおすすめです。

予約するサイトによる違いを確かめたい方に向けて、ハナユメの最新キャンペーン情報をまとめます。

◆ハナユメの最新キャンペーン情報

ハナユメの公式サイトから直接ブライダルフェアを予約しても、ハナユメの相談デスクで相談してから参加しても割引額は同じです。

ある程度行きたい式場が決まっている方は、ハナユメのサイトから直接予約でOKです。

ゼロからプロに相談したいという方はハナユメ相談デスクを予約しましょう。

ハナユメの結婚式場探しキャンペーンは、条件を満たすと最大98,000円分の電子マネーがもらえる内容です。交通費やお車代がかさむ新郎新婦様は、こうした特典も活用して、準備全体の負担を抑えていきましょう。

・よくある質問

プレ花嫁

遠方ゲストは、どこからを目安に考えればいいですか？

明確な基準はありませんが、新幹線や飛行機を使う距離や、日帰りが難しく宿泊が必要な距離が一つの目安です。高速料金やガソリン代が高額になる場合も、遠方として考える方が多いです。

藤井かなこ

プレ花嫁

お車代は、全員に出さないといけませんか？

出す・出さないや金額は、二人で決めて問題ありません。ただし、同じ条件のゲストの間で差が出ないよう、あらかじめルールを決めておくと安心です。出せない場合は、事前に事情を伝えておきましょう。

藤井かなこ

プレ花嫁

宿泊費は、新郎新婦様が負担するものですか？

挙式の時間設定などで日帰りが難しいゲストには、新郎新婦様が負担する気遣いが望ましいとされています。日帰りも可能だけれどゆっくりしたいというゲストには、宿泊先の手配だけして、費用はゲストに持ってもらう方法もあります。

藤井かなこ

プレ花嫁

遠方ゲストには、いつまでに日程を伝えればいいですか？

招待状を送る前に、メールや電話で日程と費用の方針を伝えておくと安心です。平日休みのゲストには、遅くとも2か月前までに日程を伝えておくと、休みを調整しやすくなります。

藤井かなこ

・まとめ

遠方ゲストが多かったり、新郎新婦様が都内に在住していない場合は、交通費とゲストへの配慮に注意しておけば、あとはブライダルフェアで確認しておけばそこまで大きな問題はありません。

交通費がかさむ分、式場に払う金額を抑えて素敵な結婚式を叶えて下さい。割引プランを使った式場探しや、希望に合う式場の紹介を無料で受けられるハナユメの相談デスクは、下のリンクから確認できます。

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