ウェディングプランナーが最悪？現役プランナーが教える担当変更の5つの特徴と伝え方

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こんにちは。藤井かなこです。

ウェディングプランナー歴6年、これまで担当した婚礼数は300組以上になります。

素晴らしい結婚式をつくるには、担当プランナーのスキルや経験だけでなく、相性もとても大切なポイントです。

今回は、ウェディングプランナーの対応に不安や不満がある新郎新婦様に向けて記事を書いていきます。現役でプランナーをしている私からすると、少し心苦しい内容でもあります。

プレ花嫁

式場は気に入ったけど、プランナーさんがちょっと合わない気がして…。変更なんてお願いしてもいいのでしょうか？

藤井かなこ

大丈夫です。今担当している式場でも担当変更のご相談は珍しくありません。後悔のない結婚式のために、ぜひ最後まで読んでみてください。

式場探しの段階で「会場はいいけどプランナーがちょっと」、会場決定後に「プランナーの対応がちょっと」と感じている方は、我慢せずに動くことが大切です。

・変更を考えるべきプランナーの特徴5つ

まずは、現場で見ていて「これは変更を検討してよい」と私が感じる特徴を5つ紹介します。

・特徴1　「確認します」が多い

これは、経験の浅い新人プランナーであるケースが多いです。

会場案内の2時間ぐらいでは、ベテランか新人かは見極めきれないことが多いです。唯一判断できるのが、この「確認します」という返答の多さです。

お客様の前に出る前には、先輩プランナーと何度もロープレをして仮想経験を積んでいます。最低限の質問には答えられますし、新郎新婦様に見極められないレベルまでは育てています。

ただし、想定外の質問にはその場で答えられません。適当に答えてよい仕事でもありません。

実際、私も初めて接客に出るプランナーには「分からないことがあったらアタフタせず、適当に答えず確認しに戻ってきなさい。」と伝えます。

つまり「確認します」自体は誠実な対応でもあります。要注意なのは、確認した内容の回答がいつまでも返ってこない場合です。

プランナーさん

新人は数をこなさないと育たないので、多少頼りなくてもお客様に慣れてもらうしかないんですよね。式場としては人手が足りないので。

・特徴2　返事が遅い

これはプランナーというより、ビジネスパーソンとして成り立っていません。ただ、これがもの凄く多いのが実情です。ネガティブな話ですが、現場の実感として、クレームの大半はこれが原因です。

他のプランナーと同じ担当組数を持っているのに、回っていない。この時点で経験不足です。

経験がある程度あれば、打ち合わせで全て明確にしているので後から確認することが少なく、返答が遅いという状況自体が生まれません。

もしその状況になっても、いつまでにどういう返答をするかを明確にした上で回答します。

目安として、メールや電話の返事が2日以上こない状態が続くなら、式場に相談してよいレベルです。

返事をするという当たり前のことができない人に、数百万円の結婚式を任せてはいけません。

新郎新婦

連絡を待っている間ずっと不安でした。

・特徴3　言いたいことが汲み取ってもらえない

プランナーの変更をしたいかも、と思う方の中で一番多い理由がこれではないでしょうか。もしこの理由で変更を考えているなら、即答します。

迷わず変更です。

プランナーの仕事は「お客様の本当の根っこにあるニーズを形にすること」です。それができていない時点で、プランナーではなくただの案内係、もしくは発注代理者です。

希望を伝えたら、その希望が想像以上の120％の提案で返ってこない限り、プランナーの存在価値はありません。

新婦

演出の希望を伝えても「それは難しいですね」で終わってしまい、代わりの案が出てきませんでした。

藤井かなこ

代案を出せないのは、提案力が足りていないサインです。「できません」で終わらず「こうすれば近づけます」と返すのがプロの仕事です。

言いたいことを汲み取ってくれるプランナーに出会えるか不安な方は、式場探しの段階から無料で相談できるハナユメの相談デスクを使って、候補を絞っておくと安心です。詳しくは下のリンクから確認できます。

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・特徴4　対応が機械的

これは忙殺されているパターンです。はっきり言いますが、プランナーはものすごく忙しいです。5か月ぐらい前から打ち合わせが始まり、1人のプランナーは月に5組ぐらいを担当します。

ということは、常に20〜30組ぐらいのプランニングを同時にしている計算になります。そんなの忙しいに決まっています。

ただし、それはお客様には関係のないことです。全てのお客様にとって一世一代の大切なイベントです。

忙し過ぎてこれを忘れているプランナーには、素敵な結婚式をつくることは難しいです。

この場合、プランナーを変えても解決しません。その会社自体の問題です。キャンセル料にもよりますが、できれば式場自体を変えましょう。

プレ花嫁

担当の方がいつも忙しそうで、質問するのを遠慮してしまいます。

藤井かなこ

遠慮は不要です。忙しさは式場側の事情で、質問や相談に応えるのがプランナーの仕事です。

・特徴5　共感がない

コミュニケーションが苦手なプランナーは、新郎新婦様のニーズや希望を汲み取れません。

プランナーは会話の中で、お二人が思っている本当の希望を汲み取っています。だからこそ、会話が下手なプランナーや会話を膨らませられないプランナーで、提案力がある人はいません。

新郎

打ち合わせで彼女ばかりに話を振られて、僕の意見はほとんど聞いてもらえませんでした。

・変更すべきか迷ったときの冷静な判断基準

ここまで厳しめに書きましたが、実は「なんとなく合わない」だけで変更するのは少し慎重になったほうがよいです。プランナーは複数組を同時に担当しているので、返信が1日遅れただけで対応不良とは言えません。

判断のコツは、その不満が具体的な事実として説明できるかどうかです。「いつ、何を頼んで、どうなったか」を書き出してみてください。

また、変更以外の選択肢もあります。式場によっては次のような対応で改善することもあります。

特に要望リストは効果的です。認識のズレが原因の場合、言葉で伝えるより文字で残したほうが確実に伝わります。

プランナーさん

正直、担当変更は社内で調整が大変なので、まず2人体制で様子を見てほしいというのが式場側の本音です。

ここまでの内容を、状況別の早見表にまとめました。

いきなり変更ではなく、まず改善を求め、それでも変わらなければ変更を申し出る。この順番で動くと、式場側にも事情が伝わりやすくなります。

契約前の段階なら、一つの式場だけで判断せず、第三者に相談しながら複数の式場を比較するのが一番の予防策です。プランナーとの相性は、複数の式場で会って初めて相対的に見えてくるからです。

そうした相談先の一つとして、無料で式場の紹介を受けられるハナユメの相談カウンターがあります。実際の評判は、こちらの記事をご覧ください。

式場を比較し直すときに知っておきたい特典として、ハナユメで実施されているキャンペーンの内容もあわせて確認しておきましょう。

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・ウェディングプランナーは変更できる？費用や契約への影響

ここまで読んで「でも、本当に担当を変えてもらえるの？」と不安になった方もいると思います。結論からお伝えすると、多くの式場で担当プランナーの変更は相談できます。

「この人でなければ契約しない」という内容で契約しているわけではないので、新郎新婦様が納得できる形で準備を進められるよう、式場側も対応を考えます。ただし、社内のルールや対応は式場ごとに異なります。

気になるのは費用面だと思いますが、担当変更そのものに追加の費用がかかるかどうかも式場の規定によります。変更を申し出る前に、次の3点を確認しておくと安心です。

金額に関する約束は、担当が替わっても確実に引き継がれるよう、見積書などの書面に残してもらいましょう。

プレ花嫁

変更をお願いしたら、契約内容や割引が変わってしまわないか心配です…

藤井かなこ

引き継ぎは式場側の役割ですが、念のため「現在の見積もりと決まった内容を新しい担当者にも共有してください」とメールなどで依頼しておくと安心です。

・プランナー変更の伝え方と流れ

上記のポイントに当てはまり、担当の変更を希望したい。このまま任せていても理想の結婚式が叶いそうにない。という場合は、プランナーの変更を申し出てください。

分かっています。気まずいですよね。言いづらいですよね。悪い人ではないけれど相性だけが、という場合は特に言いづらいと思います。

それでも言うべきです。式場側も正当な理由があれば問題なく変えてくれますし、クレーマー扱いされることもありません。

プレ花嫁

担当の方に直接言うのは気まずいので、メールで送ってもいいですか？

藤井かなこ

担当者本人ではなく、式場の責任者(支配人や婚礼部門の責任者)に電話で伝えるのがおすすめです。本人を通すと話が伝わらない場合があります。

基本の流れは次の3ステップです。

伝え方の例は「私たちとの相性が少し合わないように感じています。今後の打ち合わせをスムーズに進めるために、他のプランナーさんにお願いすることは可能でしょうか」です。相手を否定せず、前向きな理由として伝えると、式場も丁寧に対応してくれます。

また「年上の方がいい」「共感してくれるタイプがいい」など、希望する担当者像を伝えると、新しい担当者を選んでもらいやすくなります。

連絡する前に、まずお二人で話し合い、変更したい理由と希望する担当者像をそろえておくことも大切です。片方だけが不満を抱えている状態で連絡すると、式場に伝えたときに話がかみ合わなくなることがあります。

どうしても自分から切り出しにくい場合は、親御様から式場に伝えてもらう方もいます。ただ、状況を一番よく知っているのは新郎新婦様なので、伝える内容は事前に整理しておきましょう。

タイミングは早ければ早いほどベストです。初回の打ち合わせ直後なら影響がほとんどなく、数か月前でも十分対応できます。一方で、挙式1か月前以内は新しい担当者が内容を把握しきれないリスクがあるため、まずは責任者を交えた体制の見直しをおすすめします。

契約前であれば、担当への不安と一緒に費用面の話も整理しておくと安心です。値引き交渉のベストなタイミングは、こちらの記事をご覧ください。

・変更後のプランナーを見極めるポイント

担当が変わったら、今度こそ後悔しないようにしっかり見極めましょう。私が現場で見ていて、頼れるプランナーに共通していると感じる点は次の通りです。

初回の打ち合わせで、あえて少し難しい要望を伝えてみるのも有効です。その反応で、提案力と誠実さが分かります。

藤井かなこ

私も新人に「お客様の要望を一度全部肯定してから、できる形を一緒に探す」よう伝えています。この姿勢があるかは大きな見極めポイントです。

・引き継ぎがきちんとされているかを確認する

新しい担当者との初回の打ち合わせでは、前の担当者に伝えていた内容が引き継がれているかを最初に確認しましょう。
同じ説明を何度も繰り返すことになるなら、これまでの要望や決まったことを一度書き出して渡すと、認識のズレを防げます。

新婦

前の担当の方に話したことを、また最初から説明することになってしまって…

藤井かなこ

引き継ぎが十分でないときは、遠慮せずに責任者にも伝えてください。そのときは「いつまでに何を確認してもらえるか」まで決めておくと、同じことを繰り返さずに済みます。

・プランナーではなく式場を変えたほうがいいケース

特徴4で触れたように、忙し過ぎて対応が雑になっている場合は、プランナーを変えても解決しません。式場全体の体制の問題だからです。

契約前や、キャンセル料が大きくかからない時期であれば、式場自体を見直すのも一つの選択です。担当者への不満を抱えたまま進むより、最初から式場を比較し直したほうが結果的に満足度は高くなります。

また、担当変更をお願いしたときの式場の対応も、大切な判断材料になります。変更を強く断られたり、雑に扱われたりするようなら、担当者個人ではなく式場全体の姿勢に問題があるのかもしれません。

式場を探し直すときは、第三者の相談カウンターを使うと、プランナーの雰囲気や口コミまで含めて比較しやすくなります。ゼクシィの相談カウンターはゼクシィ公式サイトから確認できます。実際の口コミは、こちらの記事をご覧ください。

プランナーさん

契約を取れたお客様の担当を変えるのは、式場としては売上に響くので、できれば避けたいのが本音です。

藤井かなこ

だからこそ、新郎新婦様がはっきり意思表示をすることが大切です。契約前なら、他の式場の見積もりと比べて交渉できるのも強みになります。

実際にどれくらい安くなるかは、こちらの記事をご覧ください。

ゼクシィやマイナビウエディングなどの情報サイトも、口コミの比較に役立ちます。マイナビウエディングはマイナビウエディング公式サイトから確認できます。

・よくある質問

担当変更について、新郎新婦様からよくいただく質問をまとめました。

プレ花嫁

担当変更をお願いしたら、クレーマーだと思われませんか？

藤井かなこ

正当な理由を具体的に伝えれば、そのような扱いにはなりません。式場にとっては、改善点に気づける大切なご意見です。

プレ花嫁

「なんとなく合わない」という理由だけでも変更できますか？

藤井かなこ

「相性が少し合わないように感じています」と前向きに伝えれば、相談は可能です。ただ、より伝わりやすくするために、「いつ、何を頼んで、どうなったか」を書き出して事実を添えておきましょう。

新郎

挙式の直前でも、担当を変えられますか？

藤井かなこ

挙式1か月前以内は、新しい担当者が内容を把握しきれないリスクがあります。まずは責任者を交えて、体制を見直してもらうことをおすすめします。

新婦

私は不満があるのですが、彼はそこまで気にしていません。どうすればいいですか？

藤井かなこ

先にお二人で、何が不安なのかを話し合ってみてください。具体的な出来事を共有すると、認識がそろいやすくなります。

プレ花嫁

契約前の段階で担当者が合わないと感じたら、どうすればいいですか？

藤井かなこ

契約前なら、他の式場と比較しながら判断できます。フェアで会った担当者と契約後の担当者が別になる式場もあるので、「契約後はどなたが担当されますか？」と確認しておきましょう。

・まとめ

ウェディングプランナーが最悪と感じたときは、我慢せずに責任者へ相談することが最優先です。

これから式場を探す方は、最初から相談カウンターでプロに相談しながら比較すると、失敗を防ぎやすくなります。無料で式場の紹介を受けられるハナユメの相談デスクもあるので、詳しくは下のリンクから確認してみてください。

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